در دفاتر دفتری که خلاصه نامه‌های فرستاده و رسیده را در آن ثبت کنند دفتر ارسال مراسلات یا نامه‌نمامی‌گویند این کار جهت سهولت در شناسائی و تفکیک بهتر مراسلات انجام می‌شود.